Podmínky ochrany osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů pro dodavatelsko-odběratelské vztahy

Společnost Everbot s.r.o. se sídlem v Opavě na adrese Olomoucká 267/29, IČO 218 68 212, bere ochranu osobních údajů údaje vážně, proto se, prosím, seznamte s informací, jakým způsobem naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v souvislosti s poskytováním služeb a produktů.

Jaké osobní údaje od Vás potřebujeme?

Společnost Everbot s.r.o. je správcem osobních údajů, které nám Vy poskytujete. Shromažďujeme o Vás osobní údaje, které jsou přiměřené účelu, pro který jsou zpracovávány. Zpravidla neshromažďujeme zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, s výjimkou případů, kdy uživatel výslovně souhlasí se zpracováním hlasových dat pro účely jejich klonování prostřednictvím technologie AI.

Zpracování hlasových údajů a klonování hlasu

• V případě, že se rozhodnete využít funkci klonování hlasu, zpracováváme na základě vašeho výslovného souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR) vaše hlasová data, která mohou mít povahu biometrických údajů, pokud umožňují vaši jednoznačnou identifikaci. Tato data (hlasové záznamy, hlasové modely a související technické informace) slouží výhradně k vytvoření a provozování personalizovaného hlasového modelu prostřednictvím technologie poskytované společností ElevenLabs Inc., se sídlem 228 Park Ave S, New York, NY 10003, USA.

• Vaše hlasová data mohou být sdílena s ElevenLabs Inc. a jejími partnery výhradně za účelem poskytování a zlepšování této služby. Přenos osobních údajů do USA je zajištěn na základě standardních smluvních doložek (Standard Contractual Clauses, SCC) dle čl. 46 GDPR.

• Vaše souhlasné prohlášení uchováváme po dobu 5 let, a to včetně znění souhlasu, IP adresy, času udělení a identifikace uživatele.

• Máte právo kdykoliv odvolat souhlas a požádat o výmaz vašeho hlasového modelu nebo všech hlasových dat. Žádost lze zaslat na e-mailovou adresu: [email protected].

Proč vaše osobní údaje potřebujeme?

1. Pro účel obchodních (odběratelsko/dodavatelských) vztahů zpracováváme z důvodů plnění smluvních povinností tyto osobní údaje:

• Jméno, příjmení, titul, datum narození, trvalé bydliště, kontaktní adresa, email, telefon, fax, bankovní spojení, firma, poznámka pro prodejce, objednávka, faktura, komunikace s klientem, reklamace (číslo objednávky, jméno, příjmení, e-mail, vina, fotografie, číslo účtu, vrácená částka).

Osobní údaje uchováme po dobu 10 let od realizace poslední části plnění dle smlouvy, nepožaduje-li jiný právní předpis uchování smluvní dokumentace po dobu delší.

2. Pro účel daňové a účetní evidence zpracováváme z důvodů nezbytných pro splnění zákonných povinností tyto osobní údaje:

• Dokumenty daňové a účetní evidence.

Účetní dokumenty držíme 5 let, daňové dokumenty držíme 10 let.

3. Pro účel přímého marketingu pro naše zákazníky na oprávněného zájmu zpracováváme tyto osobní údaje:

• Jméno, příjmení, email, zaměstnavatel, otevření e-mailu, využití odkazu v e-mailu.

Tyto osobní údaje držíme nanejvýš po dobu 2 let od posledního nákupu nebo konce čerpání služby.

4. Pro účel hodnocení zakoupených produktů a zlepšování našich služeb je naším oprávněným zájmem zpracovávat tyto osobní údaje:

• E-mail

Tyto osobní údaje držíme po dobu 30 dní.

5. Za účelem zkvalitňování služeb držíme vaše dotazy k našim službám jako náš oprávněný zájem tyto osobní údaje:

• Jméno, e-mailová adresa, dotaz.

Vaše dotazy k naší službě mažeme nejpozději po uplynutí 6 měsíců.

6. Pro účel evidence a hlášení případů porušení zabezpečení osobních údajů je naším oprávněným zájmem pro obranu našich právních nároků zpracovávat tyto osobní údaje:

• Jméno, příjmení, datum narození, telefon, e-mail, datum oznámení, popis incidentu, přijatá opatření.

Tyto osobní údaje budeme držet 10 let.

7. Pro účel výkonu práv pro ochranu osobních údajů je naším oprávněným zájmem pro obranu našich právních nároků zpracovávat tyto osobní údaje:

• Jméno, příjmení, datum narození, trvalé bydliště, datum žádosti, předmět žádosti, datum odpovědi, odpověď při plnění práv subjektu údajů, podpis.

Tyto osobní údaje držíme po dobu 10 let.

Proti zpracování na základě oprávněného zájmu společnosti Everbot s.r.o. můžete podat námitku u našeho pověřeného pracovníka.

8. Pro účel marketingu a propagace společnosti a na základě vašeho souhlasu zpracováváme tyto osobní údaje:

• Jméno, příjmení, email, zaměstnavatel, otevření e-mailu, využití odkazu v e-mailu.

Tyto osobní údaje držíme nanejvýš po dobu 5 let nebo do odvolání vašeho souhlasu.

9. Na základě vašeho souhlasu u nás můžete mít také svůj účet registrovaného uživatele, kde jsou zpracovávány tyto osobní údaje:

• Jméno, příjmení, e-mail, telefon, fax, firma, trvalé bydliště, kontaktní adresa, firma, heslo (hash hesla), vaše sleva, historie objednávek.

Váš účet bude aktivní po dobu 5 let od vaší poslední návštěvy účtu, pak jej smažeme, pokud svůj souhlas neodvoláte dřív.

10. Využití cookies řešíme zde.

Svůj souhlas se zasíláním marketingových materiálů můžete odvolat v patičce každého e-mailu nebo u našeho pověřeného pracovníka.

Komu vaše osobní údaje zpřístupňujeme?

Osobní údaje poskytujeme těmto příjemcům:

• Pro účel vedení účetnictví a personalistiky využíváme společnosti:
  • Everbot s.r.o. (IČO 21868212).
    • Nastejnelodi.cz, s.r.o. (IČO 04236157).
• Pro účel komunikace se zákazníky a práce s dokumenty využíváme služeb společnosti:
  • Google Inc., sídlem 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
    • ECOMAIL.CZ, s.r.o. (IČO 02762943).
• Pro správu našich kontaktů využíváme služeb společnosti Raynet (IČO 268 43 820).
• Finanční služby zajišťují:
  • Fio banka, a.s. (IČO 618 58 374);
  • Stripe, Inc.
• Pro účely klonování hlasu využíváme služby společnosti ElevenLabs Inc., se sídlem 228 Park Ave S, New York, NY 10003, USA.
• Podporu účetního systému zajišťuje STORMWARE s.r.o. (IČO 253 13 142 ).
• IT podporu zajišťují fyzické osoby pracující v sídle společnosti.

Výše uvedení příjemci zpracovávají vaše osobní údaje pouze za uvedenými účely a na základě našich pokynů v souladu s příslušnými opatřeními pro zajištění důvěrnosti a zabezpečení vašich osobních údajů.

Osobní údaje jsou předávány mimo země Evropské unie s dostatečnou zárukou – společnost Google Inc. je součástí Privacy Shield.

Jaká jsou Vaše práva?

Pro ochranu vašich osobních údajů můžete bezplatně uplatňovat vaše práva:

Právo na přístup – pokud byste chtěli vědět, jaké osobní údaje o vás naše společnost drží.

Právo na opravu – pokud jsou Vámi poskytnuté informace nepřesné nebo se změnily, můžete kdykoliv požádat o opravu vašich osobních údajů.

Právo na výmaz – při uplatnění tohoto práva o Vás smažeme všechny osobní údaje, které identifikujeme jako nepotřebné (nemající zákonný účel) nebo protiprávně držené. Právo na výmaz je uplatňováno také samočinně v případě, že skončila doba určená pro držení osobních údajů, odvoláte svůj souhlas nebo uznáme vaši námitku proti zpracování.

Právo na omezení zpracování – v případě, že chcete obhájit své nároky a naše společnost neplní Vaše požadavky při uplatňování práva na ochranu osobních údajů, můžete uplatnit své právo na omezení zpracování a my nebudeme vaše osobní údaje používat, kromě případů, kdy je to vyžadováno zákonem. Budeme Vás informovat, pokud bychom se rozhodli Vaše údaje dál používat.

Právo na přenositelnost údajů – pokud jste nám poskytli údaje na základě souhlasu nebo pro potřeby smlouvy, máme povinnost na Vaši žádost tyto údaje předat v elektronické podobě Vám nebo příjemci, kterého určíte.

Právo vznést námitku – proti zpracovaní osobních údajů na základě oprávněného zájmu (např. ochrana majetku nebo obrany práv), pokud porušují Vaše práva a svobody.

Právo podat stížnost – buď u našeho pověřeného pracovníka nebo u Dozorového úřadu.

Kontakt na pověřeného pracovníka

Chcete-li získat podrobnější informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje nebo uplatňovat svá práva, obraťte se na našeho pověřeného pracovníka:

[email protected]

Jak s osobními údaji nakládáme?

Při zpracování Vašich osobních údajů uplatňujeme následující postupy a mechanismy, protože zabezpečení a ochrana osobních údajů jsou našimi klíčovými prioritami.

• Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro určitý, jasně a srozumitelně stanovený účel a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování;
• Vaše osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů, a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému přístupu k Vašim osobním údajům;
• Vždy Vás informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů;
• V naší společnosti dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům. Veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

Jak Vaše osobní údaje chráníme?

• Zpracování osobních údajů v naší společnosti je řízeno metodikou prosazování ochrany osobních údajů. Jsou stanoveny konkrétní kroky a procesy organizačního i technického zabezpečení. Pokyny a postupy ochrany osobních údajů jsou pravidelně aktualizovány a jejich plnění je pod neustálou kontrolou. Při zpracování využíváme bezpečnostní mechanismy zajišťující ochranu osobních údajů na co nejvyšší možné úrovni před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, pozměňováním, neoprávněnému zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů, nebo neoprávněný přístup k nim.
• Zaměstnanci a osoby, které s osobními údaji pracují v rámci svých pracovních či smluvně daných povinností, jsou vázány mlčenlivostí danou legislativou nebo smluvním vztahem, mlčenlivost trvá i po skončení jejich pracovního nebo smluvního vztahu k nám.